Balance confirmation letter in Hindi: format aur tarika

Balance confirmation letter in Hindi (copy karein)

Neeche ka format do hisse mein hai: upar aapka patra, neeche party ka confirmation. Party neeche wala hissa bhar kar, sign aur stamp karke wapas bhejti hai.

[आपकी फर्म का नाम]
[पता] | GSTIN: [YOUR GSTIN]
फ़ोन: [MOBILE NO.] | ईमेल: [EMAIL]

दिनांक: [DATE]

सेवा में,
[ग्राहक फर्म / कंपनी का नाम]
ध्यानार्थ: [अकाउंट्स विभाग / संबंधित व्यक्ति का नाम]
[पता]
GSTIN: [BUYER GSTIN]

विषय: दिनांक [CONFIRMATION DATE, जैसे: 31.03.2026] तक के खाते की शेष राशि की पुष्टि

आदरणीय महोदय / महोदया,

हमारी लेखा पुस्तकों के अनुसार दिनांक [CONFIRMATION DATE] को आपके खाते में ₹[BALANCE AMOUNT] (शब्दों में: [AMOUNT IN WORDS]) की राशि [हमें देय / आपको देय] शेष है। खाते का विवरण (लेजर) इस पत्र के साथ संलग्न है।

कृपया अपनी लेखा पुस्तकों से इसका मिलान करें और नीचे दिए गए पुष्टि भाग पर हस्ताक्षर और मुहर लगाकर दिनांक [REPLY DATE] तक हमें ईमेल / डाक द्वारा लौटा दें।

यदि आपकी पुस्तकों में शेष राशि भिन्न है, तो कृपया अंतर का विवरण (बिल संख्या, भुगतान, क्रेडिट नोट आदि) बताएँ ताकि मिलान किया जा सके।

आपके सहयोग के लिए धन्यवाद।

सादर,

[हस्ताक्षर]
[नाम], [पद]
[आपकी फर्म का नाम]

संलग्न: दिनांक [FROM DATE] से [CONFIRMATION DATE] तक का खाता विवरण

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पुष्टि (ग्राहक द्वारा भरा जाए)

हम पुष्टि करते हैं कि दिनांक [CONFIRMATION DATE] को हमारी लेखा पुस्तकों के अनुसार [आपकी फर्म का नाम] को हमारी ओर से देय शेष राशि:

[ ] ₹[BALANCE AMOUNT] है, जो आपके विवरण से मेल खाती है।
[ ] ₹[THEIR AMOUNT] है। अंतर का विवरण: [DETAILS OF DIFFERENCE]

फर्म / कंपनी का नाम: [BUYER NAME]
हस्ताक्षरकर्ता का नाम: [NAME]
पद: [DESIGNATION]
हस्ताक्षर एवं मुहर: ____________________
दिनांक: [DATE]

Is format ko kaise bharein

1. Tareekh chuniye. Financial year ke ant ke liye 31 March, ya kisi bhi aaj ki tareekh. Jo tareekh likhein, ledger bhi usi tareekh tak ka lagaiye.
2. "Hamein deya" ya "aapko deya" mein se ek hi rakhiye. Customer ke liye aam taur par "हमें देय" hota hai.
3. Ledger saaf rakhiye. Har bill, payment, credit note aur debit note dikhna chahiye, taaki party ko milaan mein aasani ho. Bills FundRaksha Book jaise GST billing software se bane hon to ledger ek click mein nikal aata hai.
4. Sahi vyakti ko bhejiye. Party ka accountant ya malik, jo sign aur stamp kar sake.
5. Jawab ki tareekh 7 se 15 din aage rakhiye.

Vasooli mein iska faayda

Party ka sign aur stamp wala balance confirmation kehta hai ki party ne bakaya maana hai. Limitation Act ki Section 18 ke tahat, agar yeh 3 saal ki limitation poori hone se pehle sign hua hai, to limitation ka naya samay usi tareekh se shuru ho jaata hai. Courts ne aksar balance confirmation ko acknowledgement maana hai, par yeh uski bhasha aur facts par nirbhar karta hai. Padhiye: acknowledgement of debt aur ledger confirmation.

Isliye har saal har bade customer se balance confirmation lena achhi aadat hai, khaas kar un parties se jinka payment dheema hai.

Common mistakes

• Sirf amount bhejna, ledger nahi. Party ke paas "check karke batayenge" ka bahana ban jaata hai.
• Bina sign ke ya bina stamp ke confirmation ko poora maan lena. Sign karne wale ka naam aur pad bhi likhwaiye.
• Party ne alag amount bataya to usse jhagadna. Antar ka vivaran lekar milaan kariye; jo hissa dono maante hain woh bhi kaam ka hai.
• Confirmation le kar file mein bhool jaana. Original ya email wala PDF sambhaal kar rakhiye.

Kaise bhejein

Sabse aasan tarika email hai: patra aur ledger PDF mein bhejiye aur party se sign-stamp wala scan wapas mangaiye. Chhoti parties ke liye WhatsApp par bhi PDF bhej sakte hain. Jahan party email ya WhatsApp ka jawab nahi deti, wahan registered post AD se do copy bhejiye, ek wapas bhejne ke liye. Jawab na aaye to ek reminder bhejiye; phir bhi chuppi rahe to samajhiye ki bakaya mein dikkat hai aur payment maang patra ki taraf badhiye. English version: balance confirmation letter format.